회의가 몰리는 주에는 자료를 찾고 안건을 다듬는 시간이 정작 회의보다 길어지기도 합니다. 준비 단계에 AI 도구를 끼워 넣으면 반복 정리는 줄일 수 있는데, 어디까지 맡기고 어디부터 사람이 볼지 선을 그어두는 게 먼저입니다. 맡겨도 되는 일 · 지난 회의록을 넣고 결정된 것과 아직 안 끝난 것을 갈라 표로 뽑기 · 긴 보고서나 공문에서 쟁점만 추려 안건 후보 만들기 · 안건마다 나올 만한 질문과 반론을 미리 뽑아 답변 메모 초안 잡기 · 회의 직후 메모를 넣고 참석자·결정사항·후속 조치·기한 네 칸으로 정리하기 사람이 해야 하는 일 · 숫자와 날짜, 기관명, 근거 규정은 원문과 한 줄씩 맞춰보기 · 결론 문장과 담당자 지정은 직접 쓰기. 요약은 '검토하기로 했다'처럼 뉘앙스를 뭉개는 경우가 많습니다. · 대외로 나가는 문구는 표현 수위를 사람이 최종 조정하기 공공기관 환경에서 특히 주의할 점 · 미공개 내부 문서, 개인정보가 담긴 명단, 계약 상대방 정보는 외부 AI 서비스에 올리지 않는 것이 원칙입니다. 기관별 AI 이용 지침과 망 분리 규정을 먼저 확인하세요. · 꼭 필요하면 숫자와 실명을 지우거나 임의 값으로 바꾼 뒤 구조만 정리시키는 방법도 있습니다. · 입력한 내용이 학습에 쓰이지 않게 하는 설정이 있는지, 기관이 승인한 도구인지도 확인해 두면 좋습니다. 이렇게 해보세요 1. 회의가 끝났을 때 나와야 하는 결론을 한 문장으로 적습니다. 목적이 흐리면 요약도 흐려집니다. 2. 지난 회의록과 관련 문서를 넣고 '쟁점과 근거를 표로'처럼 형식까지 지정해 요약을 받습니다. 3. 받은 요약에서 틀린 부분을 걷어내고 내 판단을 덧붙여 안건지를 완성합니다. 4. 하루 전 참석자에게 돌리고, 회의 중에는 결론 칸만 채웁니다. 주간 정례회의를 돌리는 분, 회의록 작성이 돌아가며 떨어지는 부서, 외부 기관과 협의체를 운영하는 분께 특히 도움이 됩니다. 회의 준비에서 시간이 가장 오래 걸리는 단계는 어디인가요? 자료 찾기인가요, 안건 정리인가요? ※ AI 도구의 도움으로 작성하고 운영자가 검수한 글입니다.